5 Fakta Tata Cara Masuk Gedung KTP: Melanggar UU Perlindungan Data?

Benarkah meninggalkan KTP saat memasuki gedung melanggar hukum? Lihatlah 5 fakta penting tentang Sistem masuk gedung KTP dan potensi bertentangan dengan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi. Jangan biarkan data Anda disalahgunakan!

TechnonesiaID – Di kota-kota besar khususnya Batavia, sangat lumrah meminta pengunjung untuk meninggalkan kartu identitas resmi, seperti KTP SIM, atau kartu pelajar – di meja resepsionis (.sebelum kantor) ketika ingin mengakses gedung perkantoran, gedung, atau bahkan area publik tertentu. Tak hanya identifikasi fisik, pengunjung juga kerap diminta untuk difoto atau mengisi formulir digital yang berisi informasi sensitif.

Praktik ini sering dianggap sebagai kebijakan keamanan standar. Namun, di tengah gencarnya penerapan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP), muncul pertanyaan penting: apakah praktik tersebut sudah sesuai dengan prinsip perlindungan data yang berlaku di Indonesia?

Banyak ahli berpendapat bahwa kewajiban pendataan yang berlebihan ini, jika tidak ditetapkan secara jelas, dapat dianggap tidak sesuai dengan UU PDP. Peneliti Lembaga Kajian & Advokasi Masyarakat (ELSAM), Parasurama Pamungkas, juga menyebut langkah tersebut bisa melanggar prinsip perlindungan data pribadi.

Mengapa KTP Ditanyakan: Antara Resiko Keamanan dan Privasi

Manajemen gedung umumnya berpendapat bahwa pengumpulan informasi identitas dimaksudkan untuk meningkatkan keamanan dan mempermudah pelacakan (jenis) pengunjung jika mengalami kejadian buruk. Mereka berpendapat bahwa dengan menyimpan identitas dan kartu identitas, mereka memastikan bahwa hanya individu terdaftar yang dapat mengakses bagian sensitif.

Di sisi lain, KTP memuat informasi pribadi yang sangat sensitif. Nomor Induk Kependudukan (NIK) menjadi kunci berbagai layanan digital, termasuk pembukaan rekening bank, pendaftaran kartu Sim, dan akses layanan publik. Apabila KTP tertinggal atau difoto, risiko kebocoran data dan penyalahgunaan menjadi sangat tinggi, apalagi jika sistem penyimpanan tanda pengenal di dalam gedung tidak terenkripsi dengan baik.

Lalu, bagaimana bisa? Sistem masuk gedung KTP mana yang aman dan legal? Berikut adalah 5 fakta penting yang perlu Anda ketahui tentang kekuasaan bertentangan dengan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi.

5 Poin Kritis Pelanggaran UU Perlindungan Data Pribadi

UU PDP mengatur secara ketat bagaimana pihak mana pun (seperti pengontrol data pribadi) dapat mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data individu. Praktik di gedung seringkali tidak memenuhi kriteria ini.

1. Prinsip Relevansi Data dalam Tata Cara Pemasukan Gedung KTP

Prinsip utama UU PDP salah satunya adalah data yang dikumpulkan harus untuk tujuan tertentu dan terbatas. Penyidik ​​​​ELSAM menegaskan bahwa pengumpulan informasi pribadi yang tidak terkait dengan tindakan memasuki menara atau gedung merupakan pelanggaran.

Apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh manajemen keamanan gedung? Hanya nama dan tujuan kunjungan. Informasi detail seperti NIK, tanggal lahir, dan alamat lengkap di KTP tidak ada gunanya demi keamanan kunjungan jangka pendek. Apabila pihak instansi memaksakan penahanan atau foto KTP, maka hal tersebut dapat dianggap sebagai pelanggaran prinsip kesesuaian.

2. KTP: Data Sensitif yang Tidak Akan Dilarang

Kartu identitas resmi seperti KTP merupakan dokumen publik yang sah. Baca, KTP orang di luar instansi resmi yang berwenang (misalnya polisi atau imigrasi, dan juga dalam kondisi tertentu untuk diberikan atau ditahan). Meninggalkan KTP di meja resepsionis berarti Anda telah menyerahkan data sensitif Anda kepada pihak ketiga.

Sesuai aturan, jika identitas sudah terverifikasi cukup menunjukkan KTP, barulah petugas bisa mencatat nama dan NIK (bila memang diperlukan) dan segera mengembalikan KTP.

3. Bahaya Penggunaan Foto Data Pribadi

Banyak bangunan sekarang memerlukan kartu identitas untuk difoto atau dipindai. Proses ini jauh lebih berbahaya daripada sekadar memegang kartu fisik untuk sementara waktu. Apabila data KTP (termasuk gambar wajah, nama lengkap, dan NIK) diubah menjadi file digital, maka data tersebut berisiko;

• Setelah kunjungan selesai, kunjungan tersebut tidak dihapus.
• Simpan di penyimpanan tanpa enkripsi yang memadai.
• Akses mudah ke karyawan asing.

Pengambilan gambar identitas atau ekspresi wajah harus berdasarkan persetujuan tegas (tertulis atau digital) dari pemilik data dan tujuan penggunaannya harus diberitahukan sesuai dengan Pasal 20 UU PDP.

4. Pentingnya landasan hukum dan persetujuan yang sah

Setiap Pengendali Data Pribadi (dalam hal ini pengelola gedung) harus mempunyai dasar hukum yang sah sebelum memproses data. Landasan hukum tersebut dapat berupa kontrak, kewajiban hukum, atau kepentingan vital (Pasal 20 UU PDP).

Dalam konteks Sistem masuk gedung KTPjika alasannya adalah ‘keamanan’, lembaga tersebut wajib membuktikan bahwa prosedur tersebut adalah hal yang paling tidak diperlukan untuk mencapai tujuan keamanan tersebut, dan bukan rencana yang paling adil yang memfasilitasi hal tersebut.

Selain itu, persetujuan harus diberikan oleh pengunjung setelah memberikan informasi yang jelas dan mudah dipahami. Pengunjung mengetahui: Data apa yang diambil? Untuk apa? Sudah berapa lama disimpan? Dan bagaimana cara menghapusnya?

5. Kewajiban pengelola gedung pasca UU PDP

Sejak UU PDP disahkan, kewajiban pengelola gedung menjadi sangat luas. Mereka tidak hanya harus menjaga agar data tidak bocor, tetapi mereka juga harus memastikan integritas data. Jika terjadi kebocoran data (misalnya data foto KTP pengunjung dicuri), pengelola gedung dapat dikenakan sanksi administratif hingga denda.

Oleh karena itu, pengelola gedung harus segera meninjau ulang proses masuknya agar sejalan dengan UU PDP. Langkah yang lebih aman adalah dengan menggunakan kartu identitas sementara (visitor badge) yang ditukar dengan identitas sekunder seperti SIM atau NPWP, atau cukup mencatat nama dan nomor kontak, apapun KTP aslinya.

Solusi Praktis untuk Menjaga Keamanan Data

Jika Anda berada dalam situasi di mana kartu identitas Anda diminta ditahan atau difoto, ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk melindungi informasi Anda;

Pertama, temukan tujuan. Tanyakan dengan sopan, “Apakah ada pilihan untuk meninggalkan KTP?” atau “Apakah foto data KTP ini akan terhapus setelah saya berangkat?”

Kedua, identitas sekunder ditawarkan. Jika mereka bersikeras untuk tidak memberikannya, berikan kartu identitas yang risiko kebocorannya lebih rendah, misalnya kartu identitas pegawai telework perusahaan (jika ada) atau surat izin mengemudi, daripada kartu identitas yang berisi NIK penting.

Ketiga, tutupi foto NIK Anda. Jika proses foto KTP merupakan proses rutin yang tidak dapat dihindari, gunakan jari Anda atau stiker atau potongan kecil untuk menutupi bagian NIK sebelum KTP difoto oleh petugas. Nomor identifikasi utama ini melindungi dari penyalahgunaan digital.

kesimpulan

Meski keamanan gedung merupakan prioritas, namun hak atas perlindungan data pribadi merupakan hak mendasar yang dilindungi undang-undang. Praktek meninggalkan KTP atau foto identitas tanpa dasar hukum yang kuat dan persetujuan yang jelas berdampak pada pelanggaran UU PDP.

Penting untuk segera beradaptasi dengan pengelolaan gedung Sistem masuk gedung KTP untuk memenuhi standar undang-undang PDP. Bagi pengunjung, sikap kritis dan waspada terhadap penggunaan data pribadi menjadi kunci menghindari penyalahgunaan data di era digital ini. Cegah data sensitif agar tidak menjadi sasaran penyalahgunaan hanya karena prosedur keamanan.